Как да задържим среща като председател

Поддръжката на бизнеса, особено в офисната атмосфера, изисква сътрудничество на определено ниво. Например, често се изисква обективно становище, за да се вземат важни решения, а опитът на много хора често изисква важна работа. Асамблеята е един от начините за структуриране и организиране на сътрудничество, но без ясна цел и контрол на срещата може лесно да се забави и да стане безполезен. Възможността за планиране, подготовка и независимо прекарване на среща може да играе важна роля, ако искате вашето събрание да се чуди и донесе резултати.

Стъпка

Част 1 от 3:

Подготовка за събранието

един. Обсъдете предстоящата среща с тези, които ще присъстват на него. Когато научихте, че трябва да прекарате предстоящата среща, преди всичко трябва да прекарате известно време, за да говорите с хора, които ще присъстват на него (особено с високопоставени и влиятелни хора). Попитайте ги дали не искат да обсъждат нещо специфично на срещата. Моля, обърнете внимание на техните отговори и ги използвайте като ръководство при вземането на дневния ред.

Разглеждане на въпроса за тези, които ще присъстват на заседанието по отношение на това, което биха искали да обсъдят на срещата - това е интелигентен ход, защото тя не само ще улесни подготовката на дневния ред, но и ще ги включи в процеса още преди срещата. Хората са по-склонни да присъстват на срещи и да слушат дали знаят, че ще бъдат повдигнати въпроси, които имат значение за тях.

2. Съставляват и разпространяват дневния ред. Програмата може да бъде важна помощ не само за председателя на Асамблеята, но и за гостите на заседанието. Програмата съдържа важна информация - време и място на срещата и имената на участниците. И най-важното нещо се отбелязва и чрез предполагаеми теми за обсъждане, така че всеки да може да се подготви. Отделен дневен ред преди началото на срещата, толкова по-важна среща, колкото по-рано трябва да се направи.

При Вашия дневен ред трябва да се определи приблизителният регламент за обсъждане на всеки въпрос. Стриктният график, съставен предварително, ще ви помогне да проведете среща по план. Въпреки факта, че дискусията на някои точки от дневния ред може да бъде забавена (и някои - да се ускори), графикът ще бъде много по-лесен за вашата задача - ще можете да следвате дискусията на всеки въпрос и да направите съответните корекции.

3. Разгледайте обсъжданите въпроси и протоколи от предишни срещи. Хората, които присъстват на срещата, може да не са наясно с това, което ще обсъдите: някои не присъстваха на предишни срещи, а други просто забравиха. Като среща с срещата, по-добре да се запознаете с историята на срещата от днес. Опитайте се да говорите с хора, които са били в предишни срещи, за да се запознаят с нерешените проблеми, които могат да бъдат докоснати на срещата. Можете също така да поискате записите на предишни събрания от официален оператор да изготви план.

Протоколите от предишни срещи могат да служат като важен ресурс, ако сте председател на Асамблеята. Там обобщаваха обсъжданията и решенията, взети по време на предишните срещи, което ще ви помогне сравнително бързо и лесно да влезе в случая. Можете дори да разпространявате важни протоколи за срещи, заедно с дневния ред.

4. Подгответе предварително място за задържане на място за срещи. В деня на срещата трябва да се уверите, че стаята или залата, в която искате да срещнете, чистите, презентарни и готови за пристигането на участниците. Също така трябва да се уверите, че всички технически компоненти на срещата (презентации, проектори, екрани и т.н.) работят правилно и са напълно подготвени за употреба - объркване с технологията може да доведе до факта, че прекарвате ценното време и отклонение от посочения план.

Ако използвате електронно представяне (например, PowerPoint и така нататък), отделете минута, за да се справите с дистанционно устройство или дистанционно управление, което ще използвате за превключване на плъзгачите. Не си струва да прекарвате времето си, да се занимавате с контрол, ако можете да го прекарвате по обсъждане на важни въпроси.

Част 2 от 3:

се държат като председател на срещата

един. Открийте срещата. Когато дойде определеното време, и всички участници в срещата ще се събират (или поне всички важни цифри), обърнете внимание на всяко от заседанието в залата. Представете си като председател на събранието и разкажете за каква цел дадена среща е преследвана. Задайте планираните времеви рамки на срещата, информирайки всичко за очакваното време на срещата - това може да забави или да отиде по-бързо, но е по-добре да се инсталира предварително планираната времева рамка предварително. Тя ще помогне да се проведе среща по план. Ако някои участници не са запознати помежду си, получават минута, за да извършите бързо разговор и да изпратите важни участници.

Имайте предвид, че някои предприятия и организации имат строга, регулирана процедура за откриване и провеждане на срещи. Например, американската федерация на държавни, областни и общински служители (AFSCME) използва система, наречена "Робърт правила", която предвижда свикване на среща на чука и високо специфични правила за подаване и приемане на предложения.

Изображение, озаглавен стол на среща стъпка 6

2. Преместване на резултата от важни предходни срещи. Начални срещи, които са част от дълъг недовършен проект, трябва да въведете накратко всички участници в случая, разказани им за проекта, бързо обобщаване на всички важни събития или решения, взети на предишни срещи. Не всички присъстващи може да са също толкова добре запознати с обсъжданите въпроси като вас, така че за да може срещата да бъде перфектно и ефикасно, е необходимо бързо да се въведе всички в случая.

Ако не искате да обобщавате самостоятелно, той може да направи официален секретар или чиновник, четене на протоколите от предишни срещи, за да следват всички формалности, когато се обобщава.

Можете също да прочетете важни документи и информационни материали, които са се появили на ваше разположение след предишната среща.

Заслужава да се отбележи, че ако разпространявате копия от протоколи / документи на участниците, след това ги прочетете на глас.

3. Позволяват на важни участници да докладват за състоянието на делата. След това дайте пода на хората със съответната информация, така че да кажат на участниците за срещата на нови или скорошни събития, настъпили след последната среща. Почти това може да бъде всичко. Например, нови проблеми, пред които са изправени вашите предприятия или организация, промени в персонала, разработване на проекти, както и промени в стратегията - всичко това може да се разглежда на срещата. Участниците в срещата също ще искат да чуят за резултатите от всички конкретни действия, предприети поради решения, приети на последното заседание.

Изображение, озаглавено председател Стъпка 8

4. Обърнете внимание на слушателите за нерешени проблеми. Ако има проблеми, които остават нерешени или решения, които не могат да бъдат приети на предишното заседание, опитайте се да се справят с тях, преди да се превърнат в нови задачи. Колкото по-дълго отлагате решаването на стари проблеми, толкова по-малко участници в срещата ще искат да поемат отговорност за решението си, така че се опитайте да ги вземете до стената и да се справите с продължителни нерешени проблеми по време на срещата. Обикновено нерешени въпроси са отбелязани като "нерешени" или "висящи до следващата дискусия" в протоколите на предишни срещи.

В зависимост от атмосферата в екипа и правилата, във вашето предприятие или в организацията може да има специална процедура за вземане на решения. Например, възможно е участниците в срещата просто да стигнат до едно решение с мнозинство или да изберат група от високопоставени хора, чиито задачи включват приемането на всички решения.

Заслужава да се отбележи, че някои въпроси са твърде обширни за решаването на срещи. Не е необходимо да се спори за развитието на дългосрочни проекти, които все още не са завършени. Но все пак ти трябва да повдигнете решаването на въпроси или проекти, които трябва да направят сега.

пет. Говорете за нови предприятия. След това повдигнете Нов Проблеми, случаи и въпроси, които трябва да бъдат обсъдени. Причините за тези проблеми следва да се проведат в събитията, настъпили след предишното заседание, както и наличните понастоящем. Опитайте се да постигнете участниците в конкретни ясни решения - колкото повече въпроси ще оставите нерешени, толкова повече нерешени въпроси трябва да разглобите на следващата среща.

6. Заредете резултатите от срещата. Когато докоснахте неща, които останаха в миналото и какво се случва сега, плащайте време за обобщение за всички участници на срещата. Разглобете резултатите от всички приети решения, ако е необходимо, дайте конкретни задачи на участниците в срещата, изпълнението на която ще очаквате на следващата среща.

Този ключов момент е последният ви шанс да се уверите, че всички напуснаха съвещателната зала, като получи точна представа за вашите проекти и това, което се очаква от това.

7. И накрая постави основата за следващата среща. В крайна сметка, кажете на всички какво трябва да се очакват от следната среща и ако вече сте започнали да го планирате, да гласувате очакваното място за него. След това участниците в срещата ще разберат, че съществува непрекъсната връзка между проекти и решения и имат време да продължат напред или да изпълняват задачите, поставени пред тях.

Отбележи, че Наличност Планът на следващото заседание не е непременно, ако на заседанието си повдигнахте всички минало и настоящи въпроси. Но ако все още има достатъчно нерешени въпроси и искате да бъдете уверени, че те ще бъдат обсъдени в бъдеще или искат да следват развитието на определени проекти, тогава може да е по-добре да подготвите почвата предварително.

Част 3 от 3:

Изпълнение за задържане на среща

един. Води дискусията, но не заемат господстващо положение. Една от задълженията на председателя на събранието, които сте - да подкрепите дискусията и следвайте, че тя отива по план. Вие не трябва да налагате мнението си по всеки въпрос или да обсъдите дискусията за точни графики. Бъдете гъвкави. Нека участниците в срещата свободно изразяват и да повдигнат нови въпроси за обсъждане, дори ако не са били пуснати на пазара в дневния ред. Можете внимателно да промените хода на дискусията или да промените обекта, за да обсъдите дискусията по плана, но не трябва да се намесва в дреболите. В края на краищата, вие преследвате общи цели.

По време на срещата внимателно следва да се отклонява от дневния ред. Ако сте зад, може да се наложи да пропуснете някои въпроси или да ги отложите по-късно, за да спестите време. Не се страхувайте да го направите, ако Обсъдени Въпросите са наистина важни.

Изображение, озаглавено председател Стъпка 13

2. Привличане на всички участници, за да обсъдят. Като председател на Асамблеята, трябва да предоставите отворена и плодотворна дискусия. Ако сте забелязали, че някои участници с информация, която е важна за обсъждане на проблеми, вкара вода в устата - говорете ги. Не е нужно да се свързвате директно с тях, просто кажете нещо като "Мисля, че е необходима експертната оценка на г-н Смит - това е чудесен начин да включите пасивни участници в дискусията.

Изображение, озаглавено председател на Стъпка 14

3. Уверете се, че всеки разбира за какво става дума. Може да ви е трудно да помните, че не всички хора, присъстващи на срещата, притежават същия опит и знания по отношение на обсъжданите въпроси. За да сте сигурни, че всички участници в срещата продуктивно прекарват времето си, трябва накратко да посочите сложни въпроси или теми в проста форма, когато говорим за това, за което говорим. По-малко информираните участници в срещата несъмнено ще оценят такава стъпка.

Изображение, озаглавено председател на стъпка стъпка 15

4. Не пренебрегвайте сложни или деликатни въпроси. Ако компетентният председател не поеме контрола си, заседанията ще бъдат силно непродуктивни. Опитайте се да се уверите, че е повдигнат всеки важен въпрос. Не позволявайте на участниците да прехвърлят отговорност за другите или да измислят нелепи извинения по отношение на проблемите, които не са били покрити. Опитайте се да ги вземете до стената и да постигнете отговори на тези въпроси, които никой не иска да повиши. Въпреки факта, че може да дойде на вкус на всички участници, подобни деликатни въпроси изискват точен отговор, така че срещата да бъде възможно най-ефективно.

Уверете се, че са конфигурирани важни решения (ако имате официални работници или протоколисти, ги включвате изпълнението на тази задача). Ако искате да си вземете работа, за да отговорите на сложни въпроси, е необходимо да се уверите, че отговорите, които сте получили, ще бъдат конфигурирани правилно.

пет. Следете времето. Срещите не са напразни, имаха лоша репутация - много хора смятат за загуба на време. Че вашата колекция не се забавя, като стол, трябва да се уверите, че дискусията не стои на място. Не се страхувайте да отложите някои незначителни въпроси или дискусии по-късно, ако видите, че срещата продължава по-дълго от очакваното. Бъдете готови в движение, за да промените графика си, за да сте сигурни, че не сте прекарали ценно време, а не един от участниците му.