Как да прекарате ефективна среща: 7 стъпки

За да може срещата да бъде продуцително, с участието на всички участници и не е имало загуба на ценно време, се изисква ясна цел, отворен диалог и силен лидер. Това ще бъде ключът към факта, че срещата ще даде необходимия резултат и ще ви спести ефективни и членове на вашия екип и пари!

Стъпка

един. Постигане на всяка среща има смисъл - или не се събира изобщо. Да определи дали срещата наистина се нуждае и да покани само необходимите хора. Развлеченията на ценното време се изразходват напразно просто защото мениджърите смятат, че времето на личния контакт е важно или просто свикна с определен ред. Като правило, за да може вашият екип да е наясно с най-новите събития или статуса на проекта, имейлът ще бъде достатъчно. Но ако се нуждаете от необходимата реакция на всички членове на екипа, тогава личната среща на участниците ще бъде много по-ефективна от кореспонденцията.

Изображение, озаглавено да изпълнява ефективна стъпка 2

2. Определете целите предварително и предупреждавайте всичко за плана за срещи. Помислете за структурата на срещата. Често една формулировка на желания резултат вдъхновява екипа и подобрява работата на срещата. Най-малко се съсредоточи върху това, което е нужно от всяка такава среща: цел. Преди да започне срещата, уверете се, че всеки знае, за каква цел се провежда. За да направите това, нека всички предварително за дневния ред.

Изображение, озаглавено изпълни ефективна стъпка 3

3. Бъдете домакин на срещата си, контролирайте хода на дискусията и следвайте спазването на дневния ред. Добри срещи - винаги резултатът от доброто ръководство. Вземете контролиращите функции и ясно давате на всички участници, които възнамерявате да гарантирате, че дискусията е полезна, поставена във временна рамка и не се отклонява от темата. Демонстрирайте своето уважение към времето си за времето си - нека всички да могат да наблюдават часовника или таймера. Ключовата точка също следва темата на срещата. Ако разговорът отива встрани, върнете вниманието на групата на обекта на срещата, като каза нещо като: "Това е интересно, но мисля, че няма да стигнем до целта. Предлагам да се върна в дневния ред".

Изображението, озаглавено да изпълнява ефективна стъпка 4

4. Поставете си задача да получите конструктивен принос от всеки участник. Тъй като основната характеристика на срещата е двустранна комуникация, критично е да се чуе честното мнение за всеки. Отговорността за гарантиране, че всеки може да говори, лъжи на лидера. За да стигнат до договореното мнение на цялата група, не потискайте мнението си в ръкава, главата може лесно да намали дискусията, ако всеки предполага, че резултатът вече е предопределен. Избягвайте вниманието незабавно отхвърляне на предложените идеи - дори и да са наистина ужасни.

Image озаглавен изпълни ефективна стъпка 5

пет. Завършете срещата на плана за действие. Опитайте се да се уверите, че всеки присъствате разбира каква следващата стъпка. Също така в края на краищата попитайте мнението на участниците дали те се считат за полезни на срещата, и ако не, какво може да се направи по-добре следващия път. Прекарват независима среща на срещата, за да увеличите собственото си ниво на умения за срещи.

Изображение, озаглавено да изпълнява ефективна стъпка 6

6. Да наблюдават развитието на събитията и изпълнението на решенията, приети на срещата. Попитайте група да напише доклад за извършената работа. Това ще ви помогне да организирате среща следващия път.

Изображение, озаглавено да изпълнява ефективна стъпка 7

7. Уверете се, че вашата среща няма да остане изолирано събитие. Разкажете всички необходими хора за решенията и плана за действие. Изключително лесно е да се измъкнете от заседателните зали, да се върнете към работното си място и да забравите за всички промени, решения и нови идеи, разработени от вашата група. Разработване на система за наблюдение на изпълнението на решенията, за да се направи удобно да се проследят кои решения са взети, какви задачи, на които са поверени и управляват по-нататъшно движение.

Съвети

Отлично да се подготвят и провеждат ефективна среща "Порода": Цели, дневен ред, роли и отговорности. На първо място, вашата среща трябва да има цел. Ако направите среща само за да споделите информация, не губете хората по това време. Изпратете им новини. Целта трябва да включва активна съставка и, ако е възможно, желания резултат: "Определете четвърт команди. Програмата е списък с теми, които смятате за постигане на целта, както и времевата рамка за наблюдение на дискусията. Например, "един. Да направи преглед на състоянието на постиженията на предишни тримесечни цели (15 минути). 2. Съберете в кръг от участниците в офертата за нови цели (20 минути). 3. Изберете 5 гола (10 минути) ITD." От гледна точка на ролите и отговорностите, идентифициране на това кой води среща, която води дописи, които назначават отговорни за изпълнението на задачите, определени по време на срещата.
Уверете се, че започнете и завършите срещата навреме.
Позволете на всички участници свободно да дават обратна връзка. Не позволявайте насималацията и унижението.
Подгответе се за срещата. Очевидно, но много пренебрегнати.

Предупреждения

Няколко причини, поради които срещата трябва да бъде отменена или прехвърлена:

Ключов член може да не присъства. Прехвърлянето на срещата е неудобно, но още по-лошо събиране на всички и не може да извърши планираната работа. Ако трябва да участвате този ключов служител, назначавайте друго време за срещи.
Програмата не беше изпратена или изпратена твърде късно. Хората за обучение изискват време. Може би те биха могли да направят изречения, за да променят дневния ред. За да изпратите дневния ред на участниците трябва да бъдат най-малко три дни.
Неясно целта на срещата. Ако срещата е изключително информация, участниците смятат, че времето им е инвестирано. Дайте им ясна визия за това, което трябва да се направи защо, как и кога.
Работата може да се извърши по-бързо и високо качество в друг формат (по пощата или телефон). Не извършват срещи, ако само не е най-ефективната работна сила.
Участниците не получават предварително материали за четене. Прочетете всеки самостоятелно и не сте на срещата.
Единствената налична стая не отговаря на техническите нужди. Ако материалът не може да бъде представен в желаната форма, изчакайте по-подходящ случай.
Последните събития повлияха на целта на срещата.

Главата трябва да знае не само как да прекара добра среща, но и когато е по-добре да не го харчите.