Как да прекарате годишно общо събрание на акционерите

Годишното общо събрание (EOS) на акционерите се провежда веднъж годишно според Хартата на организацията. На тази среща ще трябва да обсъдите финансовото състояние, избирането на съвета и други въпроси, които засягат работата на цялата организация.

Стъпка

Част 1 от 3:

Част първа: Планираща среща

един. Преразглеждане на разпоредбите на организацията. Преди да свикате всичко, прегледайте правилата за EOS във вашата организация. Въпреки факта, че повечето компании се придържат към една и съща обща структура, някои подробности могат да се различават.

По детайлите, които може да се наложи да обърнете специално внимание, включват начин на сигнали на участниците в срещата, процедурата за избор на нови членове на Съвета и вида информация, която трябва да се разглежда на всеки ЕАО.
Трябва също така да проверите колко хора трябва да присъстват на заседанието, така че да се счита за официален, както и как се разглеждат нови изменения на Хартата на организацията и как преминава гласуването за тях.

Изображение, озаглавено Run Agm (годишно общо събрание) стъпка 2

2. Планирайте предварително колекция. Задайте датата и часа на ЕЕО възможно най-рано. Незабавно предупреждавайте основните участници.

Neostny участниците трябва да бъдат информирани след окончателното одобрение на детайлите.

Веднага след като всеки е информиран за датата на срещата, трябва редовно да изпращате напомняния, така че никой от участниците не забравя.

Изображение, озаглавено изпълнено AGM (годишно общо събрание) стъпка 3

3. Резервирайте място за среща. Ако нямате собствена зала, ще трябва да изберете мястото на срещата си и да го запазите възможно най-скоро.

Дори ако имате собствена зала, организирате EOS на отделно място, то ще изглежда по-значимо и следователно може да привлече повече посетители.

Изберете място, което може да побере всички участници. Уверете се, че залата е достатъчно голяма, за да осигури комфорт за всеки. Ако имате участници или други специални нужди (например, се изискват екстензивни пасажи и колички за врати), проверете дали мястото е отговаряло на тези изисквания, преди да го запази.

След като решите на мястото, резервирайте го, когато инсталирате датата и часа на срещата.

Изображение, озаглавено изпълнено AGM (годишно общо събрание) стъпка 4

4. Подгответе дневния ред - списъкът на елементите, които ще бъдат разгледани на EOS.

Подгответе предварителния дневен ред. Може да се наложи да го изпратите заедно с известието за срещата, но дори и да не го направите, все още ще трябва да го подготвите, за да го разпространите на самата среща.

Поставете темите на дискусиите в реда, в който ще ги разгледате.

Като правило е достатъчно да се посочи заглавието на всяка тема. Най-вероятно няма да е необходимо да рисувате детайлите на всяка тема.

Пример за дневния ред:

Програма

1) поздрав

2) Извиняваме се за липсата на някои участници

3) Протокол от предишната Еос

4) обсъждане на въпроси на протокола

5) Годишния доклад на председателя на Еос

6) Годишен доклад на секретаря

7) Годишен доклад на финансовия директор

8) Избор на членове на борда

9) общи въпроси

10) Дата на следващото заседание

11) Затваряне на срещата

Изображение, озаглавено изпълнено AGM (годишно общо събрание) стъпка 5

пет. Подчертайте необходимото време за изготвяне на документи и доклади. Време, необходимо за изготвяне на различни декларации, доклади и документи, необходими за EOS, така че започнете предварително.

Възможно най-скоро, внимавайте за подготовката на всички документи и доклади, за които отговаряте.

Напомнете останалата част от комитета до Комитета, за да подготвите информацията, за която те отговарят.

Сред документите, на които може да се наложи да подготвите финансови отчети и други документи за финансови отчети, протоколи от предишни EOS, доклади на председателя, секретар и финансов директор.

Изображение, озаглавено изпълнено AGM (годишно общо събрание) стъпка 6

6. Говорят с членове на Съвета на Съвета. Ако на ЕЕО се обсъждат избори за Съвета, трябва да намерите възможни кандидати за съответните публикации преди срещата.

Говорете с кандидатите, които имате предвид, и попитайте, бихте искали да вземете позицията.

Ако кандидатите се нуждаят от допълнително обучение, дайте го.

Изображение, озаглавено Run Agm (годишно общо събрание) стъпка 7

7. Изпратете официално "съобщение за среща" на всички участници. Следвайте статута на вашата организация по отношение на времето и метода на пощенски уведомления.

Може да се наложи да поканите спонсори, постоянни участници, бивши служители и други акционери или ангажирани.

В известие, като правило, трябва да посочите датата, времето, продължителността и мястото на EOS. Ако се проведат избори за Съвета, също така ще бъде необходимо да се уточни.

Можете да включите в известието за целия дневен ред на срещата или да посочите един или два ключови въпроса. Проверете с Хартата на организацията, за да определите правилната процедура.

Изображение, озаглавено ръководител (годишна обща среща) стъпка 8

Осем. Подгответе място преди срещата. В деня на Еос трябва да дойдете на мястото на срещата няколко часа по-рано, за да подготвите залата.

Не забравяйте, че някои участници могат да дойдат 30 минути по-рано. Опитайте се да приготвите места и освежаващи напитки или закуски, преди да пристигнат.

Част 2 от 3:

Част втора: Програма за разговори на срещата

един. Задвижване на протокола. Като правило, секретарят е отговорен за поддържането на протокола, но ако тази организация не е така, ще трябва да зададете човек, който ще записва хода на EOS.

Запишете всички взети решения относно ЕЕО, особено тези, свързани с изборите и промените в Хартата на организацията.
Може би ще бъде полезно да записвате имена и контакти на участниците. Това може да стане, като ги помоли да се регистрират при пристигане.

Изображение, озаглавено Run Agm (годишно общо събрание) стъпка 10

2. Поздрав. Отворете официалния поздрав на EEO, по време на които се уверете, че всички участници разпространиха дневния ред и годишните доклади.

Отворете срещата отворена. Както обикновено, се обадете на пълното име на организацията и броя на настоящата Ес (двадесет и второ годишно общо събрание на акционерите, тридесетгодишното годишно общо събрание на акционерите и T.Не.Чест.

Поздравете всички участници и, ако има такива, назовете специални гости.

Изображение, озаглавено Run Agm (годишно общо събрание) стъпка 11

3. Изразяват необходимите извинения и съжаление. Ако някой от членове на борда или важни гости отсъства, можете да изброите накратко имената си след поздрави.

Можете също така да поканите други участници в срещата да изразяват извинения от лицето на изчезналите.

Да направят предложение за процедурата за приемане на извинения.

Изображение, озаглавено RUT AGM (годишно общо събрание) стъпка 12

4. Прегледайте протокола на предишната среща. Проверете дали е получил копие от протокола миналата година. Прегледайте го и ако всички проблеми са решени, одобрете протокола.

Ако трябва да направите промени или корекции, трябва да се направи преди одобряването на протокола.

След гласуването за одобрението на протокола, председателят накрая трябва да го одобри.

Изображение, озаглавено изпълнено AGM (годишно общо събрание) стъпка 13

пет. Обяви нови въпроси. Темите, свързани с протокола на предишната ЕП, трябва да бъдат обявени веднага след одобрението му.

Обсъдете правилно субектите. По това време, като правило, трябва да представите проблемни въпроси и наблюдения, така че процедурните предложения могат да бъдат незадължителни.

Изображение, озаглавено Run Agm (годишно общо събрание) стъпка 14

6. Отчети за преглед. Ще трябва да обсъдите докладите на президента или председателя на компанията, секретар и финансов директор.

Прочетете и обсъдете всеки доклад на свой ред. След внимателно разглеждане на всеки доклад, ще трябва да направите предложение за процесуалния въпрос, за да одобрите доклада.

По време на представянето на доклада на финансовия директор ще трябва да предоставите на участниците финансовата информация от миналата година. Това обикновено може да направи финансов директор, но някои организации може да се нуждаят от независима страна.

Изображение, озаглавено изпълнено AGM (годишно общо събрание) Стъпка 15

7. Прекарайте избори, ако планирате. Ако трябва да изберете нови членове на Съвета за тази година, трябва да имате тези избори, след като бъдат разгледани докладите, но преди обсъждането на общите въпроси.

Предварително подгответе необходимите материали.

Помислете за процедурата за гласуване преди срещата. Преди гласуването ясно и ясно обяснение на процедурата.

Преброяването на гласовете трябва да бъде независима страна.

Протоколът трябва да посочи кой номинира кандидати, които са предложили кандидати и които ги подкрепят. Трябва също така да посочите броя на гласовете, които всеки кандидат е отбелязал, и който избра всяка позиция.

Изображение, озаглавено RUT AGM (годишно общо събрание) стъпка 16

Осем. Обсъдете общи въпроси. Като правило това са последните въпроси, които са обсъдени на EOS. По това време участниците повдигат проблеми, които изискват отделно внимание.

Като тази част от колекцията от един вид неформални, вероятно не е необходимо да правите предложения по процедурни въпроси или гласуване.

Изображение, озаглавено изпълнено AGM (годишно общо събрание) стъпка 17

девет. Задайте датата на следващото заседание. Ако знаете датата и мястото на следващата EOS, ги обявете в края на срещата.

Ако официално не сте планирали нищо, пропуснете тази стъпка.

Изображение, озаглавено изпълнено AGM (годишно общо събрание) стъпка 18

10. Затворете колекцията. След обсъждане на всички въпроси, декларирайте EOS затворена.

Част 3 от 3:

ЧАСТ Трета: Как да си направим удобна среща

един. Проверете хората, които ще приветстват участниците. Задайте един или двама участници, които ще стоят на входа и ще посрещнат гости, които ще дойдат.

Така че можете да направите атмосфера по-приятелска и топла.

Изображение, озаглавено изпълнено AGM (годишно общо събрание) стъпка 20

2. Дайте освежаващи напитки. Поне се опитайте да предоставите вода на всички присъстващи, особено ако срещата е дълга.

По-добре да предоставят на участниците различни напитки. Можете да приготвите и студени напитки (вода, студен чай и лимонада) и горещ (чай и кафе).

В зависимост от времето на деня, може да е подходящо да се предлагат леки закуски, като сирене и бисквити.

Изображение, озаглавено Run Agm (годишно общо събрание) стъпка 21

3. Поканете гост. Той ще трябва да направи неофициален въпрос, важен за членовете на вашата организация.

Като правило, гостът ще се представи след обсъждане на общи проблеми, но преди да затвори заседанието. Ако искате, можете да го помолите да изпълнява след официалното затваряне на срещата.

Изображение, озаглавено изпълнено AGM (годишно общо събрание) стъпка 22

4. Предлагат награди. Свободната лотария може да стимулира присъствието. Платената лотария може да стимулира както присъствието, така и финансовата подкрепа.

Можете да организирате лотария 50:50, в която половината от средствата ще стигнат до победителя, а наполовина - организации.

Друга възможност е лотария, в която можете да спечелите кошница с награди.

Можете да установите условие, че само тези, които присъстват на срещата могат да кандидатстват за награди.

Изображение, озаглавено Run Agm (годишно общо събрание) стъпка 23

пет. След срещата организира неформална среща. Стимулиране на хората да участват в срещата, което прави официалната част на ЕЕО възможно най-кратко. След това организирайте неформална част, когато участниците ще могат да разговарят и да се забавляват.

Ако бюджетът ви позволява да организирате обяд в края на срещата. Можете да намалите разходите, като създадете обяд, на който всеки носи нещо.

За организации с по-малък бюджет би било по-реалистично да се организира бюфет. Вместо да предоставяте напитки и закуски по време на срещата, изчакайте края и след това обслужвайте разнообразни безалкохолни напитки и вино със леки закуски.