Как да подготвите и задържите среща

Тези съвети ще бъдат полезни за всеки, който предоставя посреднически услуги в провеждането на срещи или ги организира независимо. Отговорностите на организатора включват покани на участниците и да ги осигурят всички необходими за най-ефективната работа. Организаторът отговаря и за хода на срещата. Тя трябва да осигури максимална концентрация на темата на срещата, която да държи участниците от преходите към индивида и обсъждането на правилата за срещи. Този материал ще улесни организацията и да проведе среща, за да бъде успешна.

Стъпка

Метод 1 от 9:

Разработване на дневния ред

един. Посочете началото и крайното време на срещата, както и срокове за обсъждане на всеки въпрос. Срещата ще възприеме това като проявление на учтивост от ваша страна.

Изображението, озаглавено улесняване на стъпка 2

2. Попитайте служителите на вашата организация или лице, което свиква среща, какви теми трябва да бъдат включени в дневния ред, както и да поискате кратко описание на всеки въпрос.

Метод 2 от 9:

Отделни покани

един. Най-добрият начин за разпространение на покани е имейл, особено ако вашите служители имат програма, която съчетава пощенски функции с календар и напомняния.

Изображението, озаглавено улесняване на стъпка 4

2. Посочете крайния срок за резервиране на места. Това ще даде възможност за подготовка на средства, за да не се прекъсне среща, за да се подготвят липсващите материали.

Метод 3 от 9:

Подгответе място за срещи

един. Така че срещата върви гладко, трябва да подготвите правилно стаята. Наемане на стая, която често се използва за срещи (например в зала или специална услуга на хотела, можете да преброите, че местният персонал е добре наясно и знае нюансите на подготовката на помещенията.

Лекционна подредба - Кресла се излагат в редиците по такъв начин, че лекторът да е в светлината на прожекторите. Такива помещения са особено ефективни, ако основната цел е посланието на някаква информация.
Театрално подравняване - в предната част на стаята се монтира президиум (масата, за която седят високоговорителите и експертите). Подравняването на столовете на други участници прилича на лекция.
Училищно подравняване - преди редиците на столовете, са инсталирани маси, гъделички на участниците в срещата, за да записват записи по време на изказванията. Центърът на вниманието е фокусиран върху говоренето.
Кръгла маса. Изберете такова настаняване, ако участниците трябва да действат като отделни команди, както и да стимулират обмена на мнения между групи или индивидуални участници.
Задайте таблицата във формата u. Това е стилът на събрания съвет на Съвета на директорите, което позволява на участниците да се видят и да си взаимодействат, ако е необходимо.
Ако е планирана открита среща, осигуряваща комуникация с слушатели, поставете столовете в кръг, в центъра на който ще говори.

Метод 4 от 9:

Осигурете необходимия инструментариум за срещата

един. Пълната подготовка на срещата включва набор от дръжки, преносими компютри, служби, мансарки и всичко останало, което може да е необходимо по време на срещата.

Изображението, озаглавено улесняване на стъпка 7

2. Направете място за въпроси. Той може да бъде плакат или табла, върху който участниците ще могат да записват своите въпроси или да ги прикрепят с използване на лепилни стикери за хартия. Участниците ще знаят, че в определени моменти те ще получат отговор на своите въпроси, а срещата ще бъде по-гладка.

Изображението, озаглавено улесняване на стъпка 8

3. Подгответе напитки и закуски за участниците на дълга среща. За кратки срещи е достатъчно да поставите бутилка вода на всяка маса с сладкиши на всяка маса.

Метод 5 от 9:

Подгответе въпросник или въпросник

един. Членовете на срещата могат да оценят качеството му веднага след срещата или да попълнят въпросника и да го изпратят по имейл 1-2 дни.

Изображението, озаглавено улесняване на стъпка 10

2. Очакваните листове и въпросници ви позволяват да определите как се възприема срещата от участниците.

Метод 6 от 9:

Изпратете напомняне за насрочената среща

един. Изпращащите напомняния се извършват в последния ден на регистрация на участници или 1-2 дни преди това.

Изображението, озаглавено улесняване на стъпка 12

2. Помолете да информирате дали някой е променил плановете си и те са принудени да откажат да участват.

Метод 7 от 9:

Започнете срещата точно по график

един. Които бяха подканени на срещата, са в състояние да "настигнат", но принуждаването на другите да чакат се считат за грубост.

Изображение, озаглавено улесняване на стъпка 14

2. В началото на срещата правят организационни съобщения, включително информация за времето за почивка и обяд, местоположението на тоалетните, както и да докладва къде и как участниците в срещата могат да зададат своите въпроси.

Метод 8 от 9:

Съхранявайте темата на срещата

един. Организаторът на срещата трябва да изпрати участници по темата на срещата. Позволява ви да влезете в съседните теми, рискувате да решите на работния график.

Изображението, озаглавено улесняване на стъпка 16

2. Придържайте се към определеното време за почивка и обяд.

Метод 9 от 9:

Отговори на максималния възможен брой въпроси

един. Съберете въпроси, оставени от заседанията на участниците. Дават достатъчно време за отговорите, за да задоволят интерес, колкото е възможно повече хора.

Изображението, озаглавено улесняване на стъпка 18

2. След срещата останете в рамките на достъпността, за да ви се обърнете към участниците в срещата, които се срамуват да говорят в присъствието на други хора или тези, които имат специфични въпроси, изискващи дискусия на окото.