Как да запазим среща

Стъпка

2. За всеки член на борда подгответе специален пакет, който включва: Уведомяване на заседанието, протокол от предишното заседание, списък както на информацията за контакт, така и тази, която ще бъде представена на заседанието (например анализи и бюджетни доклади). Ако информацията е поверителна, тогава го предайте само ако се случи разговор за него, след като служителите (в някои случаи) и гостите напуснат стаята.

3. Уверете се, че ръката ви има аксесоари за писане на материала, с който можете да работите най-удобно, като: Notepad, папка, лаптоп или гласово рекордер.

4. В деня на срещата се уверете, че всички участници имат писмени аксесоари, значки (ако е необходимо) и безалкохолни напитки.

2. Напишете причината за срещата, например: Тримесечна среща на членовете на Съвета или годишните избори на длъжностни лица.

3. Трябва да бъдат изброени:

4. Посочете броя на участниците, необходими за кворума, и дали е числен за това.

пет. Запишете резултатите от осиновяването, преразглеждането или отказа за протокола на последната среща.

6. Ако е необходимо, направете промени в предишните протоколи.

7. Звучат актуални въпроси от предишния протокол и регистрирайте хода на тяхната дискусия, резултатите от гласуването или общия резултат.

Осем. Включи всяко друго гласуване в протокола, избирането на служители например, както и броя на гласовете "за", "против" или "въздържан". С изключение на тези, които се въздържат, не са задължително да записват имената на хората и как гласуваха. Посочете причината за всеки отказ да участва в гласуването и някой е напуснал залата по време на това гласуване.

девет. Направете списък на елементите на дневния ред и оставете свободно място за писане на бележки.

10. Да правят бележки за обсъждането на проблемите на дневния ред и какво и с кого е казано по време на него.

единадесет. Избройте всички актуални въпроси, които бяха обсъдени по време на срещата, както и хора, които ще трябва да говорят на следващата среща.

12. Отбележете всички дискусии по въпроси, които не са в дневния ред, и които ги попитаха, както и резултатите от тези дискусии.

13. Посочете резултатите от тези решения, които бяха предложени за преразглеждане, актуализиране или гласуване. Официалното решение ще бъде представено под формата на отделен документ.

Четиринадесет. Посочете датата и часа на следващото заседание.

Петнадесет години. Имайте предвид, че срещата е обявена от решението за мнозинство или с единодушно решение. Посочете времето за прекратяване на срещата.

2. Подчертайте всички резултати от гласуването, точки и решение на дневния ред.

3. Говорете копия на протокола възможно най-рано на всички участници в срещата, за да получите обратна връзка от тях за съдържанието му. Ако не са предложени промени, официално направете протокола и след това го поставете в специална папка за корпоративни срещи.Разпространяват копия от окончателната версия на протокола към всички участници в срещата и тези, които отсъстват върху него.

• Ако нещо е неразбираемо за вас, незабавно задайте съответните въпроси, така че хода на дискусията да бъде записан правилно. За да поискате каквито и да било обяснения, не е необходимо да чакате, докато изтеглите проект на протокол.
• Резултатите от решенията и гласуването трябва да бъдат посочени в протокола, но техните копия следва също да се съхраняват в отделна папка на място, защитено от вода и други фактори. С тази папка трябва да се съхраняват и електронни копия.
• Не се опитвайте да записвате всяка дума по време на срещата: пишете като цяло за това, което е казано. Можете по-пълно да разкриете хода на дискусията след завършване на протокола.
• Правилата на вашата компания могат да забранят използването на електронни съобщения. Сега се намира доста рядко - всичко зависи от времето, когато са написани правилата и дали те са били преразгледани през последните години. Ето защо, преди този начин да комуникирате с участниците в срещата, уверете се, че не нарушавате нищо. Можете също така да предложите изменение на това правило, ако те са безнадеждно остарели.

• Бъдете внимателни, когато предоставите проект на протокол на участниците в срещата, за да го разгледате и проверите, тъй като им дава възможност да променят всичко, което са казали. Когато протоколът е напълно завършен, уверете се, че всеки е известен за всяка промяна в нея: информацията ще се тълкува правилно и никой няма да бъде подвеждащ.

• Папки
• Материални аксесоари за запис (преносими компютри, молив или писалка, лаптоп или гласов рекордер)
• Badi, ако те се нуждаят
• Пакети, съдържащи цялата информация, необходима за посрещане
• Notepads и дръжки / моливи за среща участници
• Студени напитки