Как да наблюдаваме състоянието на резервите на компанията: 6 стъпки

Точността на счетоводната точка за влизане засяга различни аспекти на предприятието. Отделът за обществени поръчки разчита на данните за резервите за иницииране на следващите поръчки за материали. Производството и планираните отдели се нуждаят от точни данни за резервите за планиране на производствения процес. Неточни данни за резервите могат да доведат до недостиг на определени материали, които ще повлияят на закъсненията в времето за доставка на продуктите на клиентите и може потенциално да доведе до бизнес колапс. Компаниите могат да увеличат точността на своите бази данни чрез резерви чрез разработване на специални счетоводни процедури и проследяване на затихването на тяхното спазване от страна на служителите.

Стъпка

един. Разработване на процедури за работа с материали в организацията. Те следва да включват подробно описание на стъпките, които трябва да се извършват от служителите, когато материалите са получени за предприятието и тяхната ваканция.

Процедурите следва също така да описват действията на служителите в случай на откриване на резерви, брак, както и недостиг.

Изображение, озаглавено поддържане на точност на инвентара стъпка 2

2. Учете персонала да работи в съответствие с процедурите. Персоналът трябва внимателно да знае всички процедури.

Всеки служител трябва да разбере значението на точното отчитане на запасите и неговото влияние върху компанията като цяло.

За отделни групи персонал могат да бъдат организирани индивидуални класове за обучение, като се концентрират именно върху работния им участък. Например производственият персонал ще има свои процедури за работа с материали, които ще се различават от процедурите, извършени от отдела за поръчки.

Изображение, озаглавено поддържане на точност на инвентара стъпка 3

3. Следвайте работата на персонала и проведете одит. Процедурите за работа със запасите са ценни само в случай на спазване от служителите. Да се спазва спазването на служителите на установените процедури.

Одитът на първичната документация и сметките могат да проверят спазването на служителите на работните процедури със запаси.

Изображение, озаглавено поддържане на точност на инвентара стъпка 4

4. Инсталирайте междинния цикъл на инвентара. Тяхната честота ще зависи от интензивността на оборота или стойността на съответните групи запаси.

За да генерирате график на запасите от инвентара, могат да бъдат разделени на групи с различна честота на преизчисляване. Например, една компания може да реши да извърши инвентаризация на наличието на резервни части с висок оборот всеки месец, а резервите с ниско съдържание на инвентаризация два пъти годишно.

Компанията трябва да учи работниците да извършват непрекъснато отчитане на запасите. В този случай счетоводителят за отчитане на резервите ще бъде добре запознат със списъка на резервите, произведени с тях с операции и действия в случай на недостиг.

Непрекъснатото отчитане на резервите означава и идентифициране на причините за недостига, когато са открити. Тя може да хвърли лъч светлина върху наличните проблеми в счетоводните процедури по резерви.

Изображение, озаглавено поддържане на точност на инвентара стъпка 5

пет. Разработване на процедура за действие в случай на дефицит. В някои организации фактът, че излизането от недостига трябва да бъде сертифициран от ръководството. При идентифицирането на недостиг на счетоводител за резервите, пълномощията трябва да доведат до спазване на действителната наличност на запасите.

Изображение, озаглавено поддържане на точност на инвентара стъпка 6

6. Планирайте провеждането на общите годишни инвентаризации. Годишният инвентар може да бъде извършен 1-2 пъти годишно за преизчисляване на всички запаси и да доведе до пълномощията в съответствие с действителното състояние на нещата.

Несъответствията, открити в инвентара между действителния размер на резервите и пълномощия, също ни позволяват да оценим ефективността на организацията на отчитането на запасите и самите счетоводни процедури.