Как да съхранявате документи (с илюстрации)

Съхранение или архивиране, информацията е най-важната част от управлението на предприятие или офис организация. Всяка институция, като човек, може да бъде полезна за разработване на стабилна система за съхранение на кодифицирана информация на компютър или в килер за документи. Използвайки структурираните методи за съхранение, ще спестите времето и поставете на работния плот.

Стъпка

Метод 1 от 2:

Съхранение на хартиени документи

един. Купете бюро за съхраняване на документи и файлове. Ще ви е необходим място за съхранение, където всички необходими документи ще се поберат. Ако не можете да си позволите да си позволите най-новото модерно бюро за документи, посетете магазините за икономична класа или използвайте мебели за хранене.

2. Систематизиране на системата за съхранение. Ще трябва да създадете стандартизирана процедура за поставяне и съхраняване на документи, към които ще следват всички потребители. Въведете инструкции и ги окачете на видно място, така че всеки да намери необходимия документ.

3. Поставете датата на всички документи, които съхранявате. Веднага след като се появи нов документ, трябва да поставите дата ръчно или печат на същото място. Прекарайте време, за да пишете дати на по-ранни документи, за да донесете всичко по ред.

4. Купете много папки. Разделете документите си за проекти или подкатегории на проекта. С течение на времето може да се наложи да прекъснете много проекти с голямо количество информация.

пет. Съхранявайте настоящите и завършени проекти в различни отделения. Ако има няколко нива в бюрото, за да съхранявате документи, най-големият можете да използвате за текущи проекти и дъното - за изпълнените.

6. Използвайте цвят, за да класифицирате файлове. Папките се продават в различни цветове. За всеки проект работите, закупете друга цветна папка. Например, всички финансови документи могат да бъдат в синя папка и всички дизайнерски документи могат да бъдат в розова папка.

7. Поставете етикетите в папките. Повечето офис папки имат пластмасови етикети и места за надписи. Използвайте ги, за да намерите това, което ви е необходимо, когато отворите таблицата за документи.

Осем. Поставете нови документи отгоре. Дръжте ги в хронологичен ред, така че старите да са задни. Това ще ви спести времето, когато трябва да намерите документ.

девет. Опитайте се да сгънете документите след ден седмично. Ако имате много документи на хартия, купувайте най-малко седем папки, които можете да използвате по дни от седмицата. Поставете документите, от които се нуждаете за една седмица, за да подчертаете това, от което се нуждаете за всеки ден.

Документи, които не сте били обработени днес, поставете утрешната папка, ако имате нужда.

10. Не използвайте работния плот като място за съхранение на документи. Тъй като имате папки с текущи проекти, трябва да поставите важни документи в тях. Губите по-малко документи, ако са на правилното място.

единадесет. Изхвърлете ненужните документи. Един от компонентите на добрата система за съхранение на документи е хвърлен или смилане на ненужни документи. Така че намалявате количеството съхранена документация и ще бъде по-лесно да намерите други документи.

12. Ако кодовете вече са използвани във вашия офис, развийте цифрова или кодирана система за съхранение на документи. Това може да е чудесен начин да се използва специална информация за по-точното съхранение на документи.

13. Помислете за превключване към електронна система за съхранение, ако имате няколко документа в хартия, но много в електронните. Някои документи, например, проверки, с време на сметището, така че те са по-добре да ги съхраняват в електронна форма.

Отидете в следния метод, за да научите как да преминете към електронната система за съхранение.

Четиринадесет. Дръжте всички видове документи заедно. Вместо да премахнете отделни раздели на дискове, флаш дискове, папки и листовки, съхранявайте всички видове документи заедно, ако те се отнасят до един проект или предмет.

Метод 2 от 2:

Съхранение на електронни документи

един. Преди да създадете основната база данни на вашите документи, създайте резервно копие. Най-важното в съхранението на електронни документи е да запаметите всички файлове, ако твърд диск се прекъсне, компютърът ще бъде пуснат или ще бъде загубен. Купете преносимо дисково устройство или система за съхранение на облака.

Най-добре е да създадете две бази данни за съхранение на документи. Ако не използвате документи на документите, по-добре да имате както локална, така и отдалечена резервна база, ако нещо се случи с вашия офис или компютър.

2. Всеки ден актуализирайте резервната система за съхранение на целия компютър и / или уебсайт. Тези, които в деня натоварват много информация, трябва да правите данни в резервната система на всеки час.

3. Купете скенер, който може да бъде свързан към компютъра ви. Сканирайте всеки нов важен документ, създайте електронна версия и я поставете в електронната база данни. Ако трябва да запазите голям брой документи в електронна форма, закупете скенер с автоматичен подавач на документи и програмата, за да запишете документи, за да запазите времето си.

4. Съхранявайте паролата си от електронната база данни на сигурно място. Не забравяйте, че по-безопасно пишете на листа хартия и го поставете в портфейла или на масата, как да го съхранявате в компютърен документ. Повече шансове, че хакер ще влезе в компютъра ви, отколкото в офиса.

пет. Решете дали искате да използвате софтуер или не. Ако искате директно да управлявате всичките си файлове, трябва просто да създавате и рационализирате папки и подпапки на твърдия диск на компютъра. Ако искате да използвате предварително определена система за управление на документи, закупете програма за сканиране и организиране на документи с оптично разпознаване на символи.

Оптичното разпознаване на символи е възможността да намерите създадените документи. Компютърът може да чете документи, когато влезете в терните за търсене в програмата.

Системите с оптично разпознаване на символи ще ви позволят да търсите документи, използващи думи, които могат да бъдат в тях, като например името на магазина или субтитрите.

6. Създайте стандартна система за име на документи. Всеки документ се нарича по същия начин, включително темата, датата и другата важна информация. Например, проверката трябва да бъде посочена на чека, датата и закупения продукт.

7. Подредете папките и подпапки. Ако използвате папки за съхраняване на данни вместо системата за управление на документи, ще трябва да ги разделите по дати, теми или проекти. Създайте нов подклас от папки, за да рационализирате тези, в които твърде много документи.

Осем. Не търсете изкушение да запазвате файлове на работния плот. Веднага след като изтеглите документи, посочете ги според правилата на името и веднага ги поставете на правилното място, за да ги направите по-лесно да ги намерите.

девет. Научете и използвайте програми, които са подходящи за вашата операционна система. На компютрите на Apple често използваните файлове са маркирани с различни цветове. Както в ябълката, така и в Windows често са запазени резервни копия и история на търсенето.