Как да носите поръчка в гардероба за съхранение на документи (файл с карти)

Наблюдавайки няколко прости правила, можете да създадете и рационализирате цял килер за съхраняване на документи или цяла стая от такива шкафове.

Стъпка

един. Подготвят документи. Уверете се, че всички те са маркирани според равномерно форма, например въз основа на имена на фирми или на базата на хората.

2. Организирайте документите си (папки с документи) по азбучен ред, като се започнете със съсед и завършващи с документи на дълги разстояния в кутията, започвайки отгоре и да се придвижвате на дъното на шкафа, както и от ляво на дясно в хранилището система като цяло (ако се състои от няколко шкафове).

Изображение, озаглавено организира за подаване на шкафа стъпка 3

3. Оставете място за бъдещи документи (или папки за документи). Ако имате достатъчен брой документи, за да запълните 50% от кабинета, който се състои от 4 прибиращи се кутии, след това не попълвайте първите 2 кутии, по-добре е да попълните всичките 4 кутии половината. Новите документи или папки не винаги се добавят към края, те ще бъдат добавени по азбучен ред.

Изображението, озаглавено Организиране на подаване на шкаф 4

4. Връщат документи своевременно. От време на време трябва да получавате документи, но уверете се, че когато приключите с тях, тогава ще ги върнете за кратко време. Ако им позволите да се натрупат от поръчана система, тогава по-късно няма да можете бързо да ги намерите.

Съвети

Когато етикетираме документи или папки с документи, поставете преки пътища или етикети в различни части на различни документи, така че да не се припокриват и да не се затварят помежду си.
Също така е полезно да се поддържа подреденост във всяка конкретна папка с документи (хронологичен ред традиционно се използва за това), така че когато намерите папка, можете също така да намерите нещо в него.
За да поддържате правилния ред във файла, поставете имената, състоящи се от главни букви преди имена, които се състоят от цели думи, така че "Acc мастило." Предшестван "Abagawa Ko."
Когато получите отделна папка за човек, следвайте следващата форма "Първо фамилно име, тогава име" За да се гарантира правилен азбучен ред.

Предупреждения

Отворете само един кабинет в същото време, така че да остане в постоянно положение. Отваряне на повече от една кутия в даден момент, можете да наклоните гардероба (и да го включите).
Тъй като шкафдите са пълни с хартия (което е лесно запалим), тогава можете да мислите за необходимостта от инсталиране на близки противопожарни съоръжения.
Опитайте се да не намалите хартията.