Как да сортирате документи по азбучен ред

Нарязани на печатни документи - както при работа, така и лични възнамерява - може да бъде без много проблеми, ако ги рационализирате по азбучен ред. Такава организация на документите ще ви позволи и всяко друго лице да намери бързо необходимата информация и ще защити и документи. Въпреки това, не всичко е толкова просто и при сортиране на документи на азбуката има няколко тънкости, които ще ви кажем сега и.

Стъпка

Метод 1 от 2:

Сортиране по азбучен ред

един. Разстелете документите на азбуката, въз основа на тяхното име. Използвайте за това т.нар. Азбучен указател.

2. Поставете документите в една или друга папка с писма въз основа на това как започват с. Организирайте документите, които започват с една и съща буква, трябва за втората буква на името. Ако второто писмо съвпада - тогава на третата. Или четвърти. Или в петата. Тук няма отклонения от този алгоритъм и не може да бъде, но това ще бъде представено от стократно - този вид ще изтрие всички бели петна в документацията.

Изображение, озаглавено по азбучен ред стъпка 3

3. Опишете как сте сортирани документи. Трябва да имате достъп до поръчаните от вас документи, знаейки какъв принцип се разлагат.

4. Поставете документите в кутията или където те трябва да се съхраняват, без да се чупят. Добавяне на нещо ново в документите, не забравяйте за азбуката!

Метод 2 от 2:

Индексиране на документи

един. Използвайте етикетите с буквите на азбуката. Индексирането (просто подписване) документи е в основата на основите при поръчването на документи. На този етап е, че документите ще бъдат отложени за съответните раздели и раздели на вашия каталог. Всъщност имената на дял служат за описание на съдържанието им, а след това името на раздела става името на документа. Подредете секциите на азбуката, като използвате съветите по-долу.

Изображение, озаглавено по азбучен ред стъпка 6

2. Собствените имена могат да бъдат индексирани в следния ред: Фамилия след това име, след това покромишление или второ име. Пунктуацията може да бъде игнорирана.

Ако се използват префикси, свържете префикса с частта от името, която завършва, и го поставете на първо място. Необходими са пунктуационни знаци.

Defisa може да бъде игнориран и части от името преди и след мястото на тифната на първо място.

Съкращенията и думите с един резултат се индексират така, както е. Инициалите се смачкат в отделни части.

Позициите и регистрираните суфикси са последно излъгани, в същото време позицията е посочена първо, след това суфикс.

Изображение, озаглавено по азбучен ред стъпка 7

3. Документите, свързани с организациите, могат да бъдат рационализирани от името на тези предприятия. В този случай всяка дума на името на организацията се счита за отделен елемент. Счетоводството е в същия ред, в който думите са представени в заглавието.

Съкращенията и думите с един резултат се индексират така, както е. Буквите в същото време трябва да бъдат разделени от пространства и да чете отделни елементи, отделени един от друг.

Пунктуационните знаци в това се случват, думите преди и след пунктуационните знаци са посочени в първия елемент.

Номерата и номерата се записват в азбучен формат и индексирани, както би било индексирано, независимо дали те първоначално с думите. Пунктуационните знаци отново падат. Документите, чието име започва с римски числа, са разположени по-рано от подобни, чието име започва с арабски номера, докато цифрите са посочени от по-малко до по-големите. Само след това можете да позиционирате документи, започващи с.

Всички символи са написани с думи, всички номера, пряко свързани със символа, трябва да бъдат посочени в първия елемент.

Изображение, озаглавено Азбучен по азбучен ред Стъпка 8

4. Имената на правителствените организации се индексират, като се посочват на първо място на страната и региона на юрисдикцията на дадена организация. Името на организацията е посочено в следния елемент и думите "управление", "Бюро", "представителни" и подобни, посочени в самия край.

Изображение, озаглавено по азбучен ред стъпка 9

пет. В случай, че имената са еднакви, използвайте адреса, за да каталогизирате документите. Използвайте следния ред: Име> Регион> Град> Име на улицата> Къща.

Съвети

Винаги поставяйте документите там, но къде сте ги взели.
При индексиране е важно предимно да следвате стандартните правила, само тогава - корпоративни.
Разработване на система, която да посочва кога и от кого е получен документът.

Предупреждения

Колкото повече хора имат достъп до каталога на документа, толкова по-голямо ще има бъркотия.