Как да напишете заявка за оферта (с илюстрации)

Заявка за оферта или RFP - бизнес инструмент, който позволява на компаниите да намерят консултанти или свободна практика, за да отговорят на необходимостта. Ефективната работа с RFP увеличава шансовете да се получи добра оферта от квалифицирани кандидати.Колкото по-честни ще бъдете, когато указвате очакванията си в искане за предложение, толкова по-вероятно е да откриете правилния кандидат за изпълнение на работата.

Стъпка

Част 1 от 5:

Определете вашите нужди

един. Разберете какво искате. Първата стъпка е да разберете какъв резултат искате да получите от проекта. Наличието на специфична визия ще ви помогне да зададете правилните въпроси относно консултантите.

Определете вида на проекта и направете списък с стъпки, които трябва да направите, за да завършите успешно.
Определете каква помощ ви помага да мислите. Имате нужда от технически специалист, специалист в областта на дизайна или и двете? Имате нужда от един човек или екип, който ще работи по проекта? Може да се извърши дистанционно или имате нужда от някой, който живее наблизо и с когото можете да прекарате лична среща с?
Запитайте се какви разработчици или специалисти трябва да наемете, за да завършите проекта.
Наличието на основно представяне и визия не означава, че проектът трябва да отиде (и да отиде) точно как сте подали.

Изображение, озаглавено Писане на заявка за предложение Стъпка 2

2. Оценете целите и задачите си. Глобалните цели на вашата компания също могат да бъдат толкова важни, колкото и подробностите за проекта.

Прочетете отново документа, в който е описана мисията на вашата компания, дори ако сте го написали сами.

Ясно разбирам как проектът помага за изпълнението на мисията на компанията.

Променете проекта си за визия, ако не помогнете за постигане на глобалните цели на компанията.

Определете как проектът ще подобри вашата компания, ще задоволи нуждите на акционерите или клиентите.

Направете документ, който описва как точно проектът помага за постигане на целите на компанията и защо той отговаря на мисията. Може да се наложи да включите това описание в искане за предложение, но в същото време документът ще ви помогне да се съсредоточите върху нашите собствени цели в проекта.

Изображение, озаглавено Писане на искане за предложение Стъпка 3

3. Решете с бюджета. Трябва да знаете конкретната сума, която можете да похарчите за проекта.Честност относно това, което бюджетът ви ще помогне за изграждането на дългосрочни взаимоотношения с консултанти, които наемате.

Говорете с отчетния отдел или предварително финансиране. Не е необходимо просто да приемате, че можете да похарчите някаква сума за проекта.

Уверете се, че сте взели предвид всички части на проекта и всички специалисти, които трябва да наемете, за да изпълните проекта.

Планирайте допълнителни разходи. Проекти - особено големи проекти - рядко подредени в бюджета. Оставете си възможността за маневриране в случай на непредвидени разходи от самото начало, това ще ви помогне да останете в плюс.

Предлагат конкурентно плащане. Не забравяйте, че по-малък борд често означава по-ниско качество. В същото време високото плащане за проекта може да не ви даде забележим по-добър резултат, отколкото просто да плащате на "обичайната цена".

Изображение, озаглавено Писане на заявка за предложение Стъпка 4

4. Време за канализация. Трябва да компилирате подробен план за извършване на работни етапи, показващи крайните дати за подаване на предложения и попълване на проекта.Можете да разбиете проекта на отделни стъпки или стъпки и да зададете датите на всеки от тях.

Подгответе "обратния" календар. Започнете от края на проекта работа по проекта и се движете в обратна посока, определяне на междинните дезелани.

Задайте крайния срок за получаване на заявления за 2-6 седмици след датата на искането за офертата в офертата, в зависимост от това кое ниво на детайлност и промени, от които се нуждаете.

Задайте крайната дата на писане на искане за представяне.

Част 2 от 5:

Заявка за планиране за оферта

един. Прочетете други заявки за оферта. Един от най-добрите начини за писане на ефективно искане за предложение - прочетете исканията на други хора.Това ще ви даде представа каква информация трябва да бъде включена в искането, описанието в какъв стил е най-лесният за четене и това, което е по-лесно да се следва, какви визуални примери трябва да бъдат включени.

Погледнете в интернет примерна заявка за оферта. Има много примери с подробно описание на структурата и важна информация.
Прочетете текущите искания от други компании. Представете си, че сте консултант, който се опитва да се запознае с предложението. Прочетете исканията за офертата, изготвена от други хора, които обръщат внимание на каква информация липсва в описанието. Това ще ви помогне да напишете по-добре собственото си искане. Уверете се, че сте включили липсващата информация в заявката си за оферта.
Опитайте се да намерите заявки от компании, които работят в същия район като ваш. Ако имате познати в други компании, попитайте ги, ако има примери за стари заявки за офертата, която можете да погледнете.
Проверете дали искането за заявка в мрежата. Те могат да бъдат добра отправна точка, но трябва да ги използвате, за да научите как да пишете заявки, и след това да пишете свои собствени, за да получите по-голяма свобода във форматирането и описването на частите.

Изображение, озаглавено Напишете искане за предложение Стъпка 6

2. Инсталирайте областта и рамки на вашия проект. Преди да напишете искане за предложение, трябва да разберете сферата и рамката на вашия проект. Може да се нуждаете от мащабиране на проекта, ако разбирате, че имате нужда от твърде много време.

Може да е полезно да се опишат задачите, които няма да бъдат разрешени в рамките на конкретен проект, дори ако планирате да се върнете към тези идеи в бъдеще. (Тази информация не трябва да се включва в искането за представяне).

Определение в описанието на рамката на проекта в искане за предложение ще позволи на консултантите да подготвят предложение за отговор.

Бъдете реалистични за това какъв резултат можете да получите със съществуващия бюджет и в тези временни рамки, които разпределяте консултант.

Изображение, озаглавено Писане на заявка за предложение Стъпка 7

3. Направете списък с "изисквания" и "желание". Един от начините да разберете какво наистина искате от отговор на искането ви е да изготвите списък на вашите изисквания и желания. Всяко от вашите изисквания или "задължително изпълнение" трябва да бъде включено в искането за предлагане. Можете да активирате някои (или повечето от) на вашите "желания", да се уверите, че искането ви за офертата не става нереалистично или твърде обемистно.

Можете да изявите в заявка за предложение, което от елементите се изисква, и които са желани само.

Твърде голям брой предпочитани (желани) елементи могат да изплашат потенциални консултанти, които ще се чувстват недостатъчно квалифицирани въз основа на твърде идеалистичното описание.

Запазете списъка с "желания" за оценка на входящите предложения.

Изображение, озаглавено Напишете искане за предложение Стъпка 8

4. Решете кой ще чете оферти и да избере изпълнителя. Човек, който ще прочете оферти, който ще бъде в отговор на Вашето искане, трябва да е прочел опит, ако не пишат, искания за оферта.

Уверете се, че очакванията на човека са ясно отразени в искането.

Изображение, озаглавено Писане на заявка за предложение Стъпка 9

пет. Посочете минималната квалификация на кандидата. В допълнение към изискванията и желанията, които се отнасят пряко до проекта, можете да посочите вашите очаквания относно образованието и опита на консултантите, които ще работят по проекта.

Изображение, озаглавено Писане на заявка за предложение Стъпка 10

6. Разработване на система, на която ще оцените предложенията. Подготовката на такава система преди писане на искане за предложение ще ви помогне да решите по-точно за изискванията и очакванията. Така ще бъдете сигурни, че те включват запитване най-важните фактори.

Определете рейтинговата система за представяне на предложения. Маркирайте няколко категории с оценка по скалата от 1-10 и общата оценка.

Офертата (ите) с най-висока оценка (AMI) най-добре отговарят на вашите искания, най-вероятно един от тях ще бъде избран.

Някои категории, които следва да бъдат включени в таблицата за оценка: естетика / дизайн, визия, внедряване, бюджет, опит и препоръки, способността да се поберат навреме, интегриране на вашия бизнес модел в дизайна, иновациите, използването на технологии, професионализъм, реакцията на конструктивни критики, комуникационни способности.

Част 3 от 5:

Писане на искане за представяне

един. Включете съответните подробности. Не претоварвайте читателя с излишна информация, но трябва да включите всички съответни данни за проекта в искането. Това може да се припише:

Кои са вие и какви са вашите фирмени цели
Защо се нуждаете от консултант по проекта
Какви резултати очаквате в края на проекта
Как си сътрудничим с компанията
Колко сте готови да платите
Как и какви времеви рамки изпращат оферта
Как трябва да се структурира предложението
Когато всеки от етапите на проекта трябва да се извърши
Как ще оцените и изберете изречение
Когато уведомите избрания консултант или фирма
Които да се справят с допълнителни въпроси

Изображение, озаглавено Писане на искане за предложение Стъпка 12

2. Да бъдат специфични, но не и също. Вашето искане за офертата трябва да бъде ясно и конкретно във връзка с вида на проекта и как консултант търсите, но не изтъкват твърде строги изисквания, които могат да изплашат добър кандидат. Намерете баланс може да не е лесно.

Ако не сте достатъчно специфични, ще получите поток от предложения, които са твърде замъглени или не съвпадат с визията си.

Ако имате твърде твърди изисквания, не можете да получите достатъчно, за да изберете броя на предложенията.

Може да се наложи да пренапишете искането за офертата, ако предложенията са твърде много или твърде малко.

Изображение, озаглавено Напишете искане за предложение Стъпка 13

3. Ефективно структурирайте заявката си. Тъй като давате голямо количество информация в малка сума, организацията на информацията е ключът към създаването на ефективна заявка за офертата.

Изберете ясни раздели. Разделите ви позволяват да разделите офертата си на лесно възприемани части.

Използвайте смело подреждане и подчертайте, за да маркирате най-важните точки, но го направете умерено. По-малко от 10% от текста трябва да бъдат разпределени или подчертани.

Разделете големи участъци със списъци или ги споделете в няколко по-къси участъка.

Добавете някои добре декорирани графики за разреждане на текста и го направете визуално по-привлекателен.

Изображение, озаглавено Писане на заявка за предложение Стъпка 14

4. Заявка за препоръки. Уверете се, че сте поискали препоръки. Трябва да имате възможност да проверите дали предишните клиенти са доволни от процеса на работа с консултант или фирма, както и проекта, който са получили.

Уверете се, че сте се свързали с хора, които могат да предоставят препоръки към консултанта. Попитайте дали клиентът е готов да наеме консултант в бъдеще и да се увери, че са задали въпроси както за процеса на сътрудничество, така и за проекта.

Изображение, озаглавено Писане на заявка за предложение Стъпка 15

пет. Прочетете отново заявката за офертата преди доставка. Изпращането на неразбираема заявка или заявка с грешки или граматични грешки е непрофесионализъм, който може да ви струва няколко добри оферти. Към компанията се възприемат сериозно, трябва да осигурите качествен продукт.

Нека прочетете искането на някой друг. Откриването на собствените си грешки може да не е лесно.

Може да се наложи да намерите някой, който не участва в проекта или дори не е служител на компанията и да даде да прочетете искането на този човек да се увери, че целите са ясни.

Част 4 от 5:

Изпращане на заявка за оферта

един. Изпратете заявката си до офертата за консултиране с фирми с репутация. Въпреки че много консултанти работят в големи компании, компаниите се опитват да запазят марката и да защитават репутацията си, така че е малко вероятно да запазят служителите, чието ниво под очакванията на компанията.

Вижте мнения за компанията в мрежата. Отзивите, публикувани онлайн не винаги са идеални, но това е добра отправна точка. В същото време ще се възползваме от негативните отзиви с дела на скептицизма. Уверете се, че отмяната показва причините за недоволството на компанията и игнорира емоционалните твърдения.
Попитайте служител или приятел от компания, подобна на ваша, за която биха препоръчали изпращане на заявка за представяне. Дори една конкурентна компания с висока вероятност ще ви даде честни препоръки за компаниите с добра репутация.
Обадете се на компанията и ги задавайте препоръки. Задайте препоръките от отделни консултанти - обичайното нещо, така че компанията вероятно също не отказва да предостави препоръки. Уверете се, че задавате въпроси относно процеса на сътрудничество с компанията, както и да попитате дали хората, които предоставят препоръки, ще бъдат готови да наемат фирма за бъдещи проекти.

Изображение, озаглавено Писане на заявка за предложение Стъпка 17

2. Ограничете броя на фирмите и отделните служители, които изпращате заявка. Ако заявката ви бъде изпратена на всички и на всички, ще получите твърде много предложения, за да извършите реалистична оценка или вашата заявка няма да бъде взета сериозно.

Разработването на предложение отнема доста време и е малко вероятно фирма или консултант да искат да обмислят Вашата молба сериозно и да прекарват времето си върху него, ако заявката се появява твърде често.

Фокусиране върху получаването на по-малко количество по-висококачествени предложения.

Изображение, озаглавено Напишете искане за предложение Стъпка 18

3. Дават на индивидуални консултанти разумно време за подготовка на качествена присъда. Чрез предоставянето на фирми и консултанти за четене и разбиране на Вашето искане, подготовката на техния проект и разработване на качествено предложение, ще получите по-добра представа за това как ще се появи проектът.

Изображение, озаглавено Писане на заявка за предложение Стъпка 19

4. Придържайте се към инсталираното време. Фирмата, която изпрати закъснение за искане, не може да отговори на сроковете, определени от вас. Ако сте сериозни за времето, не разглеждайте предложенията, изпратени след изтичане на времето. Ако сте по-малко загрижени за времето на качеството на проекта, можете да разгледате предложенията, които дойдоха след Девелай.

Част 5 от 5:

Примерна заявка за търговска оферта

Документ: Заявка за оферта