Как да направите разписания (с илюстрации)

Ако сте претоварени с ежедневни задачи, графикът ще спомогне за увеличаване на производителността, ефективността и организацията на вашите действия. Опитайте да използвате преносим компютър, обикновен или електронен дневник, за да структурирате времето си и да изберете най-добрия начин, който ви подхожда по-добре от други. Поставете пред вас осъществими цели, спазвайте баланса между работа и отдих. Изключете компилацията на графика и изтрийте всички задачи, направени от списъка, за да направите всичко.

Стъпка

Част 1 от 3:

Как да направите график

един. Определете колко време отнема обичайните ви задължения. Запишете, толкова много време трябва да се съберете сутрин, да закусите, опаковането на нещата, да отидете за продукти в магазина, да отговорите на имейли, да извършвате домашна работа и други ежедневни задачи. Проследяване на времето през седмицата в бележника, таблица или специално електронно приложение.

Седмичните наблюдения на познатите дела ще ви помогнат точно да оцените времето, необходимо за конкретни задачи.
Можете също да намерите начини за увеличаване на производителността си. Може да е, че сте прекарали 10 часа на видео игри и трябва да учите повече.

Изображение, озаглавено Направете график стъпка 2

2. Опитайте да използвате Notepad, дневник и електронно приложение. Експериментирайте с различни ръкописни и цифрови опции, когато сте първият график. За да работите с чист лист, използвайте Notepad или заявление за бележки. Ако имате нужда от завършена маса с дати и временни прозорци, използвайте дневник или електронен календар за компютър и смартфони.

Изберете метод, който съответства на вашите лични предпочитания. Ако не обичате да работите с хартия, използвайте приложението. Ако ръката записва ви помага да следвате планирания път, след това се въоръжете с дръжка и хартия.

В процеса на работа ще разберете какви аспекти ви харесват и кои неудобства. Трябва да се придържате към избрания метод. Всички задачи трябва да се съхраняват в организирана форма на едно място, да бъде ток, дневник или приложение.

Изображение, озаглавено Направете график стъпка 3

3. Посочете датите и дни от седмицата. Ако те не са автоматично изброени, направете такава информация на страницата с графика в горната част на листа. Изберете цяла страница, за да можете да се съсредоточите върху текущите задачи и да направите допълнителни бележки, ако е необходимо.

Имената на седмицата на седмицата ще ви помогнат да запазите счетоводните задачи, които попадат в конкретни дни (може да са музикални уроци в понеделник и сряда).

В бележник с чисти страници отляво можете да посочите задачи в хронологичен ред и от правото да записвате дневни приоритети и други бележки.

Изображението, озаглавено Направете график стъпка 4

4. Напълнете постоянните времеви прозорци. Уроците, редовните срещи и други постоянни задачи ще бъдат в основата на вашия график. Започнете с постоянни временни прозорци като "8:30 - Класове на психология" или "16:00 - обучение".

Когато използвате Notepad с чисти страници или таблици, се препоръчва да се укажат времевите прозорци с интервал на половин час в лявата страна на страницата. Оставете 2 или 3 реда между всеки половин час интервал, за да създадете списък с етикети за задачата.

Вече има временни интервали в дневника или електронното приложение.

Част 2 от 3:

Как да структурираме времето

един. Направете списък с задачи на отделен лист хартия. Посочете постоянните задачи просто, но донякъде по-сложно е да се задържа оставащото време. За да започнете, запишете всички предстоящи задачи на отделен лист или в нов електронен документ. Задайте на всеки номер на задача или писмо за определяне на приоритетите.

Например, посочете 1 (или а) противоположно на най-важните задачи. Те трябва да бъдат направени в графика предимно. След това посочете 2 (или б) противоположни на целите на средното ниво на важност и 3 (или в) противоположни на проблемите с нисък приоритет.
Когато пишете задачи в графика, можете да посочите нивото на приоритет до позицията или просто да поставите звездичка или удивителен знак за най-важните случаи.
При изготвянето на график за една седмица, напишете списък на седмичните си задачи. Същият списък на дневните случаи ще бъде необходим, ако направите график за един ден.

Изображение, озаглавено Направете график стъпка 6

2. Планирайте най-важните задачи за такива моменти от деня, когато сте най-веселите и продуктивни. Започнете с най-важните задачи. Оценете колко време отнема всеки бизнес и след това задайте такива интервали от време за основните неща, когато сте най-продуктивни, а броят на разсейващи фактори е минимален. Добавете звездички, подчертайте или подчертайте, за да привлечете допълнително внимание към задачите.

Например, ако сте най-продуктивни на сутринта, тогава планирайте да изпълнявате важни проекти преди обяд. Можете да поставите документи и да изтриете букви следобед.

Поставете пред себе си. Не се опитвайте да настанявате домашното или да се срещнете с клиент за 30 минути, ако знаете, че ще отнеме около час.

След най-важните точки въведете графика, по-малко приоритетни задачи като измиване и покупки.

Изображение, озаглавено Направете график стъпка 7

3. Посочете подробностите, за да запомните точно какво да правите. Когато въведете графика на задачите, посочете конкретна информация, за да разберете ясно същността на записа. От късите записи, не винаги е ясно какво означава "среща" или "проверка".

Ако имате среща, посочете време, място и подайте. Можете също така да записвате като маркиран списък от теми, които трябва да бъдат обсъдени.

Няма нужда да превърнете всяка задача в състава. Посочете само най-необходимата информация, въз основа на която можете да възстановите информация.

Изображение, озаглавено Направете график стъпка 8

4. Посочете началното време и края на всяка задача. Когато направите задача в електронен или хартиен график, започнете и крайно време ще ви помогне да побързате деня си. Ще можете ясно да разберете как ще се развият събитията и къде ще бъдете в определени точки.

Например, трябва да направите план от 9:30 до 10:30, посетете класове от 11:00 до 12:15, вечеряйте в 12:30 часа и прекарайте среща от 13:00 до 13:45 часа.

Не забравяйте, че целите трябва да се изпълняват. Проверете с вашите наблюдения за времето, за да оцените времето за изпълнение на всяка задача.

Изображение, озаглавено Направете график стъпка 9

пет. Намери почивка, семейство и развлечения. Невъзможно е да се поддържа 100% производителност денонощно, така че ще намерим време за любимите, отдих и развлечения. Ако сте от тези, които забравят за почивка, е изключително важно да включите такива елементи в графика си не само да работите.

Например, напишете "вторник, 18:30 - вечеря с Юра и Андрей (завърши работа до 17:45 часа!) "Или" събота, 12:00 - отидете в парка с Марина ".

Съвет на специалиста

Kathi Burns, CPO®

Сертифициран професионален организатор Бернс - сертифициран професионален организатор (ССО) и основател на консултантската фирма, организирана и енергична!, Целта на която е да помогне на хората да подготвят в сряда и да формират личен имидж, като контролират, промените и организации на техния живот. Има повече от 17 години опит в областта на организацията, работата му е посочена в по-добри домове и градини, NBC News, добро утро Америка и предприемач. Получи диплома за ангажираност на бакалавър в университета в Охайо.

Kathi Burns, CPO®
Сертифициран професионален организатор

Честа грешка при изготвянето на график става претоварен ден. Позволете си да кажете не. Ако бъдете помолени да приготвите бисквитки за панаира, тогава благодарете на човека за предложението и ми кажете какво трябва да мислите. Ако не сте съгласни незабавно, ще имате време да решите дали можете да намерите свободното време или просто е възможността да направите човек приятен.

Изображение, озаглавено Направете график стъпка 10

6. Оставете около 25% от свободното време. Ако направите твърде плътна графика, тогава няма да имате място за маневриране. Оставете време да се намесвате или да се забавите не сте те извадили от коловоза. Осигурете 15 безплатни минути между задачите, за да се даде възможност за гъвкавост.

Ако трябва да отидете някъде, винаги добавете 10-15 минути в случай на задръстване.

Дори ако пристигнете навреме или няма да бъдете разсеяни, след това в оставащото време можете да направите почивка, да направите зареждане или да започнете друга задача.

Част 3 от 3:

Как да задържите график

един. Направете график по едно и също време всеки ден. Такава постоянство ще позволи да се планира част от създадения ви ред. Обърнете работата по графика в ритуала, който може да се комбинира с чаша сутрешно кафе или да изпълнява вечер.

Някои удобно планират случаи за една седмица вечер на неделя и след това правят различни промени и формулирани списъци с ежедневни задачи на сутринта или вечери.

Изображение, озаглавено Направете график стъпка 12

2. Поддържайте графика на достъпно местоположение. Notepad, дневник или приложение трябва винаги да бъде под ръка. Ако те са покрити с прах, ще бъде по-трудно да въплътим целите от графика си.

В случай на приложение, инсталирайте го и синхронизирайте на всички електронни устройства. Използвайте Widgets за компютър и мобилни устройства, за да покажете задачите на главния екран.

Също така е полезно да се постави лекционен съвет в работната служба или календар с визуална информация като ключови дати и седмични цели.

Изображението, озаглавено Направете график стъпка 13

3. Разгледайте изпълняваните задачи, за да спестите Мотивация. Звучи много просто, но такова действие носи невероятно удовлетворение. Обслужват всички изпълнени задачи, за да видят вашия успех и задължения в перспектива.

Няма нужда да се паникьосвате, ако не можете да изпълните всички задачи. Останалите бизнес трябва да бъдат прехвърлени на следващия ден и да им присвои високо значение.

Изображение, озаглавено Направете график стъпка 14

4. Насърчавайте себе си за завършени задачи. Провеждане на бизнес по-лесно, ако наградата ще чака в края, особено когато задачата е скучна и досадна. Например, ако имате презентация, среща и завършване на проекти цял ден, след това се получавате с почивки, сладолед или други лакомства.

В допълнение към малките награди за извършване на индивидуални задачи, насърчавайте се за продуктивни дни. Вземете релаксиращ душ, играйте видео игри, погледнете филма или направете нещо друго, което ви носи радост.

Изображение, озаглавено Направете график стъпка 15

пет. Използвайте приложения за производителност, за да не бъдат разсеяни. Ако сте склонни да отваряте чужди страници или социални мрежи, докато работите, след това изтегляйте приложения като StastFocused или Fusicber. Те блокират разсейващи места в определените периоди от време и не ви позволяват да се забавите.

Също така е полезно да извадите телефона от масата в джоб или в торба. Ако е необходимо, винаги е близо, но липсата на устройство в оглед ще ви позволи да бъдете разсеяни по-рядко.

Изображение, озаглавено Направете графика стъпка 16

6. Планирайте редовна почивка, за да избегнете прегаряне. Натовареният график без прекъсвания може да обезкуражи и да причини забавяне. Също така работят на носене значително намалява производителността. Намерете почивка за почивка, за да се справите по-добре с натовареността и да предотвратите умственото и физическото претоварване.

Например, през уикенда можете да направите бизнес в къщата. В същото време, направете неделя в деня на почивка, ако в събота работите по леглата, изтрийте, почистете и гответе.

Опитайте се да намерите поне 1-2 часа преди лягане, за да разсеете. В такъв момент можете да прочетете книгата, да вземете душ или да слушате спокойствие.

Съвети

Направете един график с всички случаи в Notepad, дневник или приложение. Ако пишете задачи на различни места, можете да се объркате.
Покажете гъвкавост, напишете молив и преразгледайте графика си. Не се паникьосвайте, ако не всичко върви по план.
Използвайте малки интервали от време. Вместо да гледате социални мрежи 15 минути преди срещата, опитайте се да направите всяка ежедневна задача. Можете също да имате закуска, да направите зареждане или разходка.
Помислете за разсейващи фактори, но опитайте ефективно да се справите с тях. Ако сте наречени или гост дойде в офиса, кажете: "Имам само няколко безплатни минути" - или: "Щастлив съм да чуя въпроса ви, но ще дам отговор малко по-късно.".
Не медал. Задачите бързо ще се натрупват, ако отлагате дела и графикът ви ще стане претоварен.
Ако не можете да следвате графика, не губете увереност и направете малки промени, които ще ви помогнат да се справите.