Как да създадете консолидирана маса в Excel (с илюстрации)

Резюме Таблици - Интерактивни таблици, които позволяват на потребителя да групира и обобщават големи количества данни в компресиран табличен формат за по-прости сметки и анализ. Тези таблици могат да сортират, разчитат и обобщават данни. Те се предлагат в различни таблични редактори. Excel ви позволява лесно да създавате консолидирани таблици, като плъзнете необходимата информация в съответните полета. След това можете да филтрирате и сортирате данните, за да намерите закономерности и тенденции.

Стъпка

Част 1 от 3:

Създаване на обобщени таблици

един. Заредете файла, от който искате да създадете таблица за въртене. Резюме Таблиците ви позволяват да създавате визуални отчети за данни от файла. Можете да извършвате изчисления, без да въвеждате формули или копиране на клетки. Ще ви е необходим файл с няколко пълни полета, за да създадете консолидирана маса.

Можете също така да създадете консолидирана таблица в Excel, като използвате външен източник на данни, като например достъп. Можете да вмъкнете консолидирана таблица в Excel лист.

Изображение, озаглавено Създаване на шарнирни таблици в Excel Стъпка 2

2. Уверете се, че вашите данни отговарят на изискванията на консолидираната таблица. Консолидираната таблица не винаги е инструментът, от който се нуждаете. Така че можете да се възползвате от предимствата на такава таблица, вашият лист трябва да отговаря на няколко основни критерия:

Вашият лист трябва да включва поне една колона със същите стойности. Това означава, че поне една колона трябва да повторите данните. В примера на следния дял в колоната "Тип продукт" има два записа: "Таблица" или "Стол".

Тя трябва да съдържа цифрова информация. Това ще бъде сравнено и обобщено в таблицата. В примера на следния раздел колоната "Продажбите" се пълни с цифрови данни.

Изображение, озаглавено създаване на шарнирни таблици в Excel стъпка 3

3. Стартирайте съветника за обобщени таблици. Кликнете върху бутона "Paste" в горната част на прозореца на Excel. Кликнете върху бутона "Резюме" от лявата страна на лентата за вмъкване.

Ако използвате Excel 2003 или по-ранна версия, кликнете върху елемента от менюто Данни и изберете Обобщени маси и графики...

Изображение, озаглавено създаване на шарнирни таблици в Excel стъпка 4

4. Изберете данните, които искате да използвате. По подразбиране Excel ще избере всички данни на вашия активен лист. Можете да кликнете и да извършите мишката, за да изберете определената част от листа, или можете да регистрирате площта на клетките ръчно.

Ако изпратите външен източник на данни, кликнете върху "Използване на външен източник на данни" и кликнете върху Избери връзка.... Задайте пътя за свързване на базата данни на вашия компютър.

Изображение, озаглавено създаване на шарнирни таблици в Excel стъпка 5

пет. Изберете място за вашата шарнирна маса. След като изберете областта, задайте опциите за местоположение в същия прозорец. По подразбиране Excel ще постави маса на нов лист, като ви позволява да превключвате с маркерите в долната част на прозореца. Можете също да изберете да организирате консолидирана таблица на същия лист като данните, след което ще трябва да изберете клетката, в която ще бъде създадена.

Когато сте доволни от резултата, щракнете върху OK. Вашата опорна маса ще бъде публикувана и интерфейсът ще се промени.

Част 2 от 3:

Създаване на консолидирани таблици

един. Добавяне на поле от низ. Създаване на обобщена таблица, всъщност, сортирайте данните си за редове и колони. Това, което добавите, определя структурата на таблицата. Плъзнете полетата от списъка с полета вдясно в списъка на редовете на консолидираната таблица, за да вмъкнете информация.

Например, вашата компания продава 2 продукта: маси и столове. Имате таблица с броя на стоките (продажби) на всеки тип (вид продукт), който е продаден в пет от магазините (магазина). Искате да знаете колко артикула се продават във всеки магазин.
Плъзнете полето Магазин от списъка с полета към списъка със списъка на вашата обобщена таблица. Ще се появи списък на магазините. Всеки като отделен ред.

Изображение, озаглавено Създаване на шарнирни таблици в Excel Стъпка 7

2. Добавяне на поле за колона. Точно като струни, колони ви позволяват да сортирате и покажете данни. В примера по-горе полето за съхранение е добавено към раздела за полета. За да видите колко продукта от всеки тип са продадени, плъзнете полето Тип на продукта в полетата на колоните.

Изображение, озаглавено Създаване на шарнирни таблици в Excel Стъпка 8

3. Добавяне на поле за стойност. Сега, когато структурата е изградена, можете да добавяте данни, които да се показват в таблицата. Кликнете и плъзнете полето за продажби до полето за обобщени таблици. Ще видите как ще се покаже информацията за продажбите във вашата маса за двата продукта във всяка от магазините и общата колона (общо) отдясно.

За всички описани по-горе действия можете да плъзнете полетата в съответния раздел под списъка с полета от дясната страна на прозореца, вместо да ги плъзнете в таблицата.

Изображение, озаглавено Създаване на шарнирни таблици в Excel Step 09

4. Добавяне на няколко полета в раздела. Обобщените таблици ви позволяват да добавяте няколко полета към всяка от разделите, давайки още по-голям контрол върху това как се показва данните. Използвайки пример по-горе, да кажем, че правите няколко вида таблици и няколко вида столове. Вашата маса се записва не само на стола или таблицата (тип продукт), но и точния модел на таблицата или стола (модел).

Плъзнете полето на модела към раздела за колони. Сега колоните показват разделянето на продажбите на модела и тип. Можете да промените реда за това как тези заглавия струват, като кликнете върху бутона със стрелка до полето в дясната игла на прозореца. Изберете "Up" или "Down" за промяна на поръчката.

Изображение, озаглавено създаване на шарнирни таблици в Excel стъпка 10

пет. Промяна на вида на дисплея на данните. Можете да промените как стойностите се показват, като кликнете върху иконата със стрелка до стойността в полето Ценности. Изберете "Свойства на полето", за да промените как стойностите се изчисляват. Например, можете да извеждате стойности в проценти вместо количеството или да намерите средната стойност вместо на сумиране.

Можете да добавите същото поле на стойността няколко пъти, за да използвате допълнително. Пример по-горе показва стойността на продажбите за всеки магазин. С добавянето на полето за продажби отново можете да промените свойствата на стойностите, за да покажете второто поле за продажби като процент от общите продажби.

Изображение, озаглавено Създаване на шарнирни таблици в Excel Стъпка 11

6. Научете как можете да контролирате тези стойности. При промяна на метода за изчисляване на стойностите имате няколко опции, в зависимост от това, което ви трябва.

Стойността по подразбиране за полета. Excel ще изчисли количеството на всички стойности в избраното поле.

Номер - изчислява броя на клетките с данни в избраното поле.

Средно изчислява средната стойност от всички стойности в полето.

Изображение, озаглавено създаване на шарнирни таблици в Excel стъпка 12

7. Добавяне на филтър. Меню "Филтър за отчети" съдържа изглед, който ви позволява да прочетете отчети за данни от консолидирана таблица, филтриране на данни. Те работят като филтри за доклад. Например, конфигуриране на полето за съхранение като филтър вместо низ, можете да изберете всеки магазин и да видите собствените си продажби или да видите няколко магазина едновременно.

Част 3 от 3:

Използване на обобщени таблици

един. Сортирайте и филтрирайте резултатите си. Едно от основните предимства на таблицата за въртене е способността да се сортират резултатите и да получавате доклади в динамиката. Всяко заглавие може да бъде сортирано и филтриране на стойностите, като щракнете върху бутона със стрелка надолу до заглавието. След това можете да сортирате списъка или да го филтрирате само до определени стойности.

Изображение, озаглавено създаване на шарнирни таблици в Excel стъпка 14

2. Актуализирайте вашата маса. Вашата таблица за въртене ще бъде автоматично актуализирана всеки път, когато се промените във файла. Тя може да помогне да се контролира и да наблюдава промените.

Изображение, озаглавено Създаване на шарнирни таблици в Excel Стъпка 15

3. Променете таблицата си. Резюме Таблиците значително опростяване на промяната в позицията и реда на полетата. Опитайте да плъзнете различни полета на различни места за изграждане на таблица, така че да отговаря на вашите изисквания.

Следователно консолидираната таблица получи името си. Чрез преместване на данни на различни места, "пренасочване", променяте начина на представяне на данни.

Изображение, озаглавено създаване на шарнирни таблици в Excel стъпка 16

4. Създаване на обобщена диаграма. Можете да създадете обобщена диаграма, за да направите визуални доклади в динамиката. Тя може да бъде създадена директно от готовата обобщена таблица, което прави процеса на създаване на диаграма много проста.

Съвети

Ако използвате командата за импортиране на данни от менюто с данни, ще можете да намерите по-опционални опции, като връзка за база данни, файлове с Excel, бази данни за достъп, текстови файлове, стандартни данни за ODBC, уеб страници, OLAP и XML / XSL. След това можете да използвате тези данни точно като Excel List.
Ако използвате автофилтрация (в раздела "Данни", "Филтър"), изключете го, когато създавате консолидирана маса. След създаването на маса, тя може да се включи отново.